Immobilienverwaltung
Aufgaben der Verwaltung

1. Aufgaben der Mietverwaltung

2. Aufgaben der Wohnungseigentumsverwaltung (WEG)

1.1 Kaufmännische Verwaltung

  • Die Kontoführung als offene Treuhandkonten
  • Entgegennahme und Überwachung der Mieteinnahmen aus Miet- und Nebenkosten
  • Leistung aller Bewirtschaftungskosten bei Fälligkeit/Rechnungskontrolle
  • Lohnabrechnung der Hilfskräfte wie Hausmeister und Reinigungskräfte
  • Feststellung der anfallenden Mietnebenkosten und Mitteilung besonderer kostenerhöhender Umstände an die Mieter
  • Erstellung der Jahresabrechnung für die Mieter unter Beachtung der 2. Berechnungsverordnung und der Heizkostenverordnung
  • Nebenkosten des Mieters anpassen
  • Erstellung eines Jahresabschlusses auf der Basis einer Einnahmen/Ausgaben-Gegenüberstellung. Auf Wunsch Erstellung von monatlichen Übersichten für den Eigentümer
  • Kaufmännische Abwicklung von Versicherungsfällen
  • Verwaltung der Kautionssparkonten

1.2 Juristische Verwaltung

  • Überwachung von Fristen, Terminen, Mahnwesen/Vorbereitung der Klage bei Nichtzahlung
  • Verträge mit Versicherungen, Handwerkern, Hausmeistern, Reinigungskräften, Zulieferer usw.
  • Abschluß von Wartungsverträgen
  • Entgegennahme und Veranlassung von Kündigungen

1.3 Technische Verwaltung

  • Regelmäßige Feststellung des Gebäudezustandes zur Früherkennung von Schäden und Planung von Maßnahmen zur Werterhaltung
  • Meldung von Versicherungsschäden und Veranlassung der Instandsetzung
  • Überwachung der Sicherheitseinrichtungen und Veranlassung der Prüfung gemäß Hausprüfverordnung
  • Einholung von Angeboten und Veranlassung von Reparaturen
  • Sofortmaßnahmen bei Notfällen wie Rohrbruch, Brand, Sturm
  • Anschaffung von Geräten
  • Abwehr von Mietminderungen aus Mängeln der Mietsache

1.4 Allgemeine/besondere Aufgaben

  • Durchführug von Mieterhöhungen
  • Bearbeitung der Mieterwechsel/Wohnungsabnahmen
  • Telefonate und allgemeiner Schriftwechsel mit Kunden, Behörden und dergleichen
  • Erstellung und Überwachung der Hausordnung (Tierhaltung, Lärm usw.)
  • Überwachung des Hausmeisters
  • Mitteilungs- und Informationspflicht

2.1 Allgemeine kaufmännische Geschäftsführung

  • Vorbereitung, Einberufung und Durchführung von Wohnungseigentümerversammlungen (WEV):
    • Teilnahme an einer Verwaltungsbeiratssitzung zur Vorbereitung der ordentlichen WEV
    • Erstellung einer Niederschrift über die Versammlung in Form eines Ergebnisprotokolls
  • Durchführung von Beschlüssen der Wohnungseigentümer
  • Allgemeine Betreuung der Wohnungseigentümer in gemeinschaftlichen Angelegenheiten:
    • Mitwirkung an der Aufstellung und Änderung von Haus- und Nutzungsordnungen
    • Überwachung der Einhaltung der jeweils gültigen Haus- und Nutzungsordnung
    • Teilnahme an zwei Verwaltungsbeiratssitzungen jährlich
    • mündliche und schriftliche Auskunftserteilung gegenüber der Eigentümergemeinschaft
  • Vorbereitung des Abschlusses von Verträgen und Überwachung ihrer ordnungsgemäßen Durchführung
    • Beratung über Notwendigkeit und Zweckmäßigkeit des Abschlusses von Verträgen
    • Einholung von Angeboten, bei Personal ggf. Insertion
    • stichprobenweise Überwachung der ordnungsgemäßen Durchführung der Verträge, ggf. durch Beauftragte der Eigentümergemeinschaft wie z. B. den Hausmeister
  • e) Aufbewahrung von Verwaltungsunterlagen

2.2 Juristische Verwaltung

  • Abschluss aller zur Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums erforderlichen und zweckmäßigen Verträge
    • Anstellungsvertrag mit einem Hausmeister und sonstigem Dienstpersonal
    • Versicherungs-/Wartungsverträge
    • Mietverträge über Teile des gemeinschaftlichen Eigentums
    • Verträge über die Anschaffung von Gebrauchsgegenständen
    • Energielieferungsverträge
    • Werkverträge zur ordnungsgemäßen Erfüllung der Verpflichtung zur Instandhaltung und Instandsetzung
    • Verträge mit Kreditinstituten
    • Verträge mit einer Heizungsabrechnungsfirma über die Erstellung einer Heizkostenabrechnung
    • sonstige zur ordnungsgemäßigen Verwaltung erforderlichen oder zweckmäßigen Verträge
  • Beendigung, insbesondere Kündigung der in Ziff. 2.a genannten Verträge
  • Teilnahme am rechtsgeschäftlichen Verkehr als Vertreter der Wohnungseigentümer
    • Abgabe von Willenserklärungen und Vornahme von Rechtsverhandlungen
    • Entgegennahme von Willenserklärungen und Zustellungen
    • Durchführung von Maßnahmen, die zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines sonstigen Rechtsnachteils erforderlich sind
  • Gerichtliche Vertretung der Wohnungseigentümer
    • Beratung der Eigentümer über Notwendigkeit oder Zweckmäßigkeit der Einleitung gerichtlicher Verfahren
    • Beauftragung eines Rechtsanwalts mit der Vertretung der Wohnungseigentümer
    • Führung des Schriftverkehrs mit dem Names der Wohnungseigentümer beauftragten Rechtsanwalt

2.3 Finanz- und Vermögensverwaltung

  • Einrichtung und Unterhaltung einer nach kaufmännischen Grundsätzen geführten Buchhaltung
    • Datenerfassung und Datenpflege
    • Führung der erforderlichen personen- und sachbezogenen Konten zur Überwachung der Zahlungsverpflichtungen der Wohnungseigentümer sowie der Einhaltung des Wirtschaftsplans
    • geordnete Aufbewahrung der Belege
    • Einrichtung und Führung einer vorschriftsmäßigen Lohnbuchhaltung
  • Rechnungswesen
    • kaufmännische Rechnungsprüfung
    • Bewirken der Zahlungen, soweit möglich durch Überweisung und unter Nutzung etwa gewährter Skonti
    • Abrechnung einer etwa vorhandenen Hausmeisterkasse sowie der Erlöse aus Waschmünzenverkäufen
    • Abrechnung der Benutzungsgebühren für Gemeinschaftseinrichtungen
    • Abrechnung der Mieten aus der Vermietung von Teilen des gemeinschaftlichen Eigentums
  • Wirtschaftsplan und Einziehung von Hausgeldern
    • Aufstellung eines Wirtschaftsplanes für das laufende Geschäftsjahr
    • Berechnung, Abruf und Einziehung des Hausgeldes
    • buchungsgemäße Verarbeitung von Veränderungen der Hausgeldzahlungspflicht
  • Rechnungslegung und Jahresabrechnung
    • Erstellung der Jahresabrechnung in Form einer Gesamtabrechnung und einer Aufteilung des Abrechnungsergebnisses für jeden Wohnungseigentümer
    • Anforderung und Einziehung der sich aus der beschlossenen Abrechnung ergebenen Fehlbeträge sowie Auszahlung der sich aus der beschlossenen Abrechnung ergebenen Guthaben
    • buchungsmäßige Verarbeitung der Ergebnisse der beschlossenen Abrechnung
    • Teilnahme an der Rechnungsprüfung durch den Verwaltungsbeirat
  • Verwaltung der gemeinschaftlichen Gelder
    • Eröffnung und Führung eines Hausgeldkontos und eines Instandhaltungsrückstellungskontos

2.4 Technische Verwaltung

  • Durchführung der für die ordnungsgemäße Instandhaltung und Instandsetzung sowie in sonstigen dringenden Fällen der zur Erhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums erforderlichen Maßnahmen
    • Überwachung des baulichen Zustands des gemeinschaftlichen Eigentums
    • Beratung der Eigentümergemeinschaft über die Notwendigkeit der Vornahme von Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten
    • Einholung von Kostenvoranschlägen
    • Überwachung der Arbeiten
    • technische Rechnungsprüfung
    • Abnahme der Arbeiten
    • Rüge festgestellter Mängel
    • Organisation und Überwachung der Personen, die mit der Erfüllung von Verkehrssicherungspflichten beauftragt sind
  • Durchführung baulicher Änderungen (Umbauten, Ausbauten, Modernisierungen)
    • Stellungnahme zu beabsichtigten baulichen Veränderungen
  • Abnahme des gemeinschaftlichen Eigentums und Verfolgen von Gewährleistungsansprüchen gegen den Veräußerer
    • Beratung über den Inhalt zweckmäßiger Beschlussfassungen
    • Beratung über die Hinzuziehung von Sonderfachleuten
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